Moresta,
Vaikka vaalihumu on vilkkaimillaan, niin kyllä vanhakin raati jaksaa vielä jotain tehdä. Julia laittoi alkuviikosta postausta Kestävyysohjeesta, ja osa onkin saattanut huomata, että killan sivuille tänään ilmestynyt Kriisiviestintäohje, ja Peruutuskäytännöt ja korvausvelvollisuus sivu. Tässä tekstissä avaan vähän näitä, kolmen pointin kautta:
- Mikä on ohje kiltakontekstissa?
- Mikä on kriisiviestintäohje?
- Peruutuskäytännöt ja korvausvelvollisuus, miksi?
Ensin nopea TL:DR vastaus kaikkiin kolmeen:
- Ohje neuvoo ja ohjeistaa kiltaa toiminnassa, mutta ei ole samalla tavalla velvoittava kuin säännöt/ohjesäännöt.
- Kriisiviestintäohje sisältää toimintaohjeita ja neuvoja haastaviin ja poikkeuksellisiin tilanteisiin; tärkein pointti on, että kriisiviestinnän hoitaa aina puheenjohtaja.
- Ilmoittautumiset ovat sitovia kun ilmoittautumisaika päättyy; rahojaan ei yleensä tämän jälkeen saa takaisin. Jos jotain hajoaa vahingossa, kilta korvaa, mutta tahallisesta hajottamisesta joutuu pulittamaan itse.
Kommentteja/kysymyksiä näihin kaikkiin asioihin liittyen otetaan mielellään vastaan; joko täällä Fiirumilla, meikälle @anleju/@puheenjohtaja@fyysikkokilta.fi, tai sitten anonyymin palautteen kautta raadille. Mutta sitten itse asiaan vähän pidemmän kaavan mukaan.
- Mikä on ohje?
Käytännössä ohje on raadin laatima ja hyväksymä asiakirja, jossa ohjeistetaan kiltalaisia/killan toimareita jonkin asian suhteen; esimerkiksi koronapandemiaan aikaan oli olemassa Tapahtumanjärjestäjän ohje, jossa linjattiin millaisia tapahtumia on hyväksyttyä järjestää.
Ohjeet sisältävät sekä suoria linjauksia, että neuvoja ja vinkkejä, miten näihin linjauksiin päästään. Ohjeiden linjauksia pyritään noudattamaan toiminnassa mahdollisimman hyvin, mutta aina se ei ole välttämättä mahdollista, eikä tämä ole katastrofi. Niitä kannattaa kuitenkin pyrkiä seuraamaan, koska niiden tarkoituksena on helpottaa ja selkeyttää killan vapaaehtoisten toimintaa.
Ohjeelle ei ole killan säännöissä tai kiltajärjestyksessä virallista määritelmää, mikä tarkoittaa että sitä ei ole välttämätön hyväksyä killan kokouksessa, vaan raati voi periaatteessa laatia ja hyväksyä ne suoraan. Käytännössä ohjeiden kohdalla, joissa tehdään isoja linjauksia killan toimintaa koskien, raati tuo oman ehdotuksensa killan kokoukseen, ja ehdottaa sen hyväksymistä. Kokouksissa voidaan tehdä muutoksia ohjeeseen. On raadin harkinnan varassa, mitkä ohjeet se haluaa hyväksyttää killan kokouksessa; näistä hyviä esimerkkejä ovat Kestävyysohje ja Häirintätilanneohje, joka hyväksyttiin myöhemmin ohjesäännöksi.
Ohjesäännöistä puhuen; Ohjesääntöjen asema on määritelty Kiltajärjestyksessä, ja niiden muuttaminen vaatii, että killan kokouksen esityslistassa on esitetty niiden muuttamista. Ne ovat tämän takia velvoittavampia, ja hankalammin muokattavia kuin ohjeet. Ohjeiden etu on, että mikäli ne sisältävät esimerkiksi linkkejä, raati voi päivittää kyseiset linkit ajantasaiselle ilman killan kokousta.
- Kriisiviestintäohje
Kriisiviestintäohje sisältää toimintaohjeet, mikäli sattuu jotain yllättävää ja vakavaa, joko killan toiminnassa, tai niin että kiltalaisia on ollut tapahtuneen oleellisena. Kriisiviestintäohjeen pohjana on käytetty AYY:n tapahtumanjärjestäjän opasta, ja se sisältää sekä konkreettisia linjauksia, että neuvoja ja ohjeita toimintaan. Kriisiviestintäohjeesta on keskusteltu myös SCI:n henkilökunnan kanssa, erityisesti SCI:n opintopäälikkö Mari Knuuttilan kanssa. Ohjeeseen on myös otettu mallia muualta, esimerkiksi Suomen Partiolaisten kriisiviestintäohjeesta.
Kriisiviestintään on hyvin vakiintuneet, toimivaksi todetut toimintatavat, ja tämän ohjeen tarkoitus on lisätä niistä tietoisuutta killassa; tämän takia raati ei näe tarpeelliseksi sen erillistä vahvistamista killan kokouksessa, mutta toki ohjeesta voi esittää raadille kysymyksiä/kommentteja.
- Peruutuskäytännöt ja korvausvelvollisuus, miksi?
Tämä viimeinen kohta ei ole ohje, vaan pikemminkin vaan selvennys raadin päätöksenteosta, ja yleisestä, killassa pitkään vallinneesta linjasta. Ennen koronaa tapahtumien peruutuskäytännöt menivät samalla tavalla kuin tällä sivulla on kuvattu, ja tähän malliin on palattu nyt vuoden mittaan. Korvausvelvollisuuden suhteen taas on menetelty juuri sivun kuvaaman tavoin niissä muutamissa tilanteissa tänä vuonna, kun korvausvelvollisuutta on tarvinnut miettiä, ja näin on toimittu myös nykyraadin tietämyksen mukaan aiemminkin.
Käytännössä mikään ei siis muutu, mutta koska peruutuksista tulee usein kyselyä, haluttiin tämä toimintatapa kirjata ylös kaikkien löydettäväksi. Lisäksi tällä avataan raadin päätösten taustoja, ja tehdään näin hallinnosta avoimempaa.
Hjellou,
Even though the election frenzy is in full swing, the old board still has energy to do something. Earlier this week, Julia made a post about the sustainability guidelines, and some may have noticed that the crisis communication guidelines (translation coming soon), as well as Sign-up cancellation and liability for compensation -policies appeared on the guild’s website earlier today. In this text, I will discuss these in bit more detail, through three points:
- What is a guideline in guild context?
- What is the crisis communication guidlines?
- Sign-up cancellation and liability for compensation -policies, why?
First, a quick TL:DR answer to all three:
- A guideline advises and instructs the guild in its operations, but is not binding in the same way as the rules/regulations.
- The crisis communication guidelines contain action instructions and advice for challenging and exceptional situations; the most important point is that crisis communication is always handled by the president of the guild.
- Sign-up registrations are binding when the registration period ends; you usually don’t get your money back after this. If something breaks by accident, the guild will compensate, but you have to pay for it yourself if you break it on purpose.
Comments/questions regarding all these matters are welcome; either here on Fiirumi, to me @anleju / @puheenjohtaja@fyysikkokilta.fi, or via anonymous feedback to the board. But then to the matter itself, in a bit more detail.
- What is a guideline?
In practice, a guideline is a document drawn up and approved by the board, which instructs guild members/guild officials regarding something; for example, at the time of the corona-pandemic, there was the event organizer’s guide, which outlined what kind of events are acceptable to organize.
The guidelines contain both direct policies and advice and tips on how to reach these policies. The aim is to try to follow the instructions as best as possible, but it is not always possible, and this is not a disaster. However, it is worth attempting to follow them, because their purpose is to make the organization of events easier and clearer for the guild’s volunteers.
There is no official definition of the guideline in the guild’s rules or guild order, which means that guidelines do not require the approval of the guild meeting, so the board can in theory prepare and approve them directly. In practice, in the case of guidelines, where major policies are decided regarding the guild’s operations, the board brings its own proposal to the guild’s meeting, and proposes its approval. Changes can be made to the guidelines at the meetings. It is up to the board to decide for which guidelines it wants to get an approval at the guild meeting; good examples of these are the sustainability guidelines and the harassment situation guidelines; the latter of which was later approved as a regulation (ohjesääntö).
Speaking of regulations; The status of the regulations is defined in the rules of the guild, and changing them requires that the change is addressed the agenda of the guild meeting. Because of this, they are more binding and more difficult to edit than guidelines. The advantage of the guidelines is that if they contain, for example, links, the board can update the links in question without a guild meeting.
- Crisis communication guidelines
The crisis communication guidelines contain action instructions if something surprising and serious happens, either in the guild’s events, or if guild members have been a part of an incident. AYY’s event organizer’s guide was used as the basis for the crisis communication guidelines, and it contains both concrete policies and advice and instructions for action. The crisis communication guidelines have also been discussed with SCI’s staff, especially with SCI’s head of student affairs Mari Knuuttila. The guidelines have also been modeled based on other guidelines, for example the crisis communication guide of the Finnish Scouts.
There are well-established, proven working methods for crisis communication, and the purpose of this guide is to increase awareness of them in the guild; because of this, the board does not see the need to confirm it separately at the guild meeting, but of course all questions/comments regarding the guideline are welcome.
- Sign-up cancellation and liability for compensation -policies, why?
This last point is not a guideline, but rather a clarification of the reasons behind board’s decisions, and the general policies that have prevailed in the guild for a long time. Before the corona pandemic, event cancellation practices were the same as described on this page, and this model has now been returned to over the course of this year. Regarding the liability for compensation, the procedure has been done exactly as described on the page in the few situations this year when it has been necessary to think about these matters, and to the best of the current board’s knowledge, this has also been the policy in the past.
So in practice, nothing changes, but since there are often inquiries about sign-up cancellations, we wanted to write down these policies for everyone to find. In addition, this gives a bit more information regarding the board’s decisions, and thus makes the administration more transparent.