Master’s Programme Committee for Mathematics and Operations Research 1/24 and 2/24

In Finnish below

Hello guild members!

The Master’s Programme Committee for Mathematics and Operations Research had its first and second meetings of the year on 23rd of January and 12th of March respectively. Below is a summary of the meetings’ proceedings.

Committee meeting 1/24 on 23rd of January

The programme committee held its first meeting of 2024 on the 23rd of January. The lineup of the committee has changed significantly from last year, on behalf of both the student representatives as well as the professors.

The changes to the structure of the committee were examined. The new student members of the committee this year are Joona Lindell, Laura Rautiainen and Verneri Seppänen, with deputy members Elias Pelo, Tommi Huhtinen and Teemu Tasanen. From the next meeting onwards, Nuutti Hyvönen will act as deputy member of Ahti Salo and Fabricio Oliveira, who has become the responsible professor of the Systems and Operations Research major, will become a primary member of the committee with deputy member Antti Hannukainen.

The committee performed its first routine actions, which is approval of topics for new master’s theses and approval of gradings for completed theses. There was brief discussion regarding suitable grades for theses stemming from some borderline cases, and about the authority/responsibility of the thesis advisor in issuing grading. The distribution of grades and the possibility of writing a thesis for a minor was also discussed in passing. On the latter, there was approving sentiment towards restrictions on this possibility, since as of now the department can receive theses to be graded that don’t necessarily relate in any way to mathematics or operations research. This possibility was still thought to be a positive thing for students, and in most cases such theses can be broadly interpreted to be in the field of mathematics.

The committee then addressed new university guidelines on the process of approval of master’s thesis topics and grading. An additional, more general, post regarding this topic will be submitted later on. The following chapter focuses on what was discussed within the committee meeting.

Approval of master’s thesis topics

Previously, the process has typically started from e-mail correspondence between the professor and the student, through which the idea of the thesis project is determined to be reasonable and then with possible modifications drawn up into a proposal to be accepted by the committee. The proposed new model for this process is as follows:

  1. The student starts the master’s thesis process independently and “unofficially”. In this stage, the thesis advisor can officially remain undetermined, in which case the responsibility for finding a suitable advisor is left to the programme director.
  2. The student requests approval for the thesis proposal. The advisor must then accept or reject the application, and upon accepting the advisor is formally recognized as such on the new platform.
  3. The programme director must accept the thesis advisor.
  4. The advisor must accept the topic and appoint a supervisor for the thesis. It is also possible to appoint a supervisor later.
  5. The topic is now either accepted or rejected. If it is accepted, the details cannot be edited without action on behalf of Learning Services.

The proposal seeks to shift the responsibility for approval of thesis topics to programme directors instead of the proposals being processed by the programme committee. The committee considered the proposed system to be cumbersome, due to e.g. the proposed way of starting the process and the realities involved. The proposed system does not directly give any opportunity to modify the topic or content of the thesis, even though these things can certainly change.

Additionally the informal stage in the beginning of the process was considered necessary by the department.

The system also leaves the possibility for the student’s proposal to be rejected with explanation, and the possibility to make topic proposals without having an advisor or supervisor secured beforehand. This was considered problematic considering current practice.

Submitting master’s theses for grading

The proposed new procedure for submitting theses and grading is:

  1. The student finishes up the thesis and holds a presentation. The advisor must record the date of completion into the database.
  2. The student asks the supervisor for permission to submit the thesis. The supervisor decides on whether permission is given.
  3. The student submits the thesis. Learning Services will check that all the technicalities are OK. The advisor then decides on the grading. This is then reported to the programme committee by LES.
  4. The grading is approved by the programme committee. LES then marks the thesis to be ready for archival. If the student has a pending request for graduation, it will be processed at this point.

The new system for submitting and grading would introduce lots of additional busywork, especially for advisors, due to all this having to be performed through a new, dedicated interface which everyone would have to learn to use. For the department to endorse this proposed new system, the interface would have to be user-friendly, and the process should not include any unneeded steps. The committee considered the new system to be unnecessary and much more burdensome to operate than the current one, and there was justified fear that if it were introduced, advisors could not give undivided attention to simply advising the thesis, and they would have to waste time on matters that can be fluently handled via e-mail, as is done currently.

Finally the committee discussed the questions addressed to them by the university. These questions were the following:

  • In which cases should the programme director or the advisor make decisions about matters of a student, and who has the final word in different cases.
  • Should advisors, supervisors and topics of accepted theses be on programme committee agendas?
  • In what time frame should thesis advisors be accepted? Should it be something that’s done continuously?
  • Who is responsible for these processes in the master’s programme? The programme director or responsible professors of the majors?

Extended answers to these questions were not formed in this meeting. The members of the committee agreed, however, that it would be good for the topic proposals to be handled in programme committee meetings, so that members would be informed on the current status of theses being done in the department.

The committee then went through other notices. The AllWell?- questionnaire for 2. year BSc students and 1. year MSc students will open in February, and lecturers in period III will be asked to advertise this to students.

Aalto has made a decision about a change in how scholarships are given to students coming from outside the EU and ETA areas. Scholarships can now be given to 30% of applicants, as opposed to the previous 60%. This change could affect the number of applicants to Aalto, and thus the number of students at the MS department and possibly the quality of said students later on. No changes have been made to the Finland Scholarship -initiative, so 60% of applicable students can still receive the 5000€ scholarship that it offers.

Committee meeting 2/24 on 12th of March

The first agenda was the approval of new Master’s thesis topics and the evaluation of completed theses. There was some discussion on the effect of a delay on the grading. In particular there was a thesis where the quality was deemed to outweigh the slight delay. The new topics and evaluations of completed theses were both approved as proposed.

There was one appeal on the grading of a thesis which the committee discussed in length. Namely, the thesis was previously assigned grade 4 on 12.12.2023 by last year’s committee. The thesis was given the grade 4 instead of 5 largely based on the delay of its completion. There was discussion on the guidelines which state that reasons out of the students’ control are easing. Moreover there was discussion on the question of being fair to all students. The supervisor of the thesis was contacted after the appeal. They suggest changing the grade from 4 to 5 due to several reasons. While the decision was not to be made by this committee, the decision to support the improvement of the grade was made.

The next topic of discussion was the curriculum of 2024-2026 for the Master’s Programme in Mathematics and Operations Research, which can be viewed at Curriculum 2024–2026 | Aalto University.

The programme still offers 3 choices for a major, namely Mathematics, Applied Mathematics and Systems and Operations Research. The changes in Applied Mathematics and Systems and Operations Research were discussed.

Applied Mathematics
Previously one could take machine learning courses etc. Now the focus is being shifted to taking applied mathematics courses. The changes were made to better specify what is applied mathematics.For example cryptography was seen more as pure mathematics as opposed to applied. Moreover, the option of taking a minor vs filling the long major with CS courses was discussed. The CS courses with enough mathematical content were still included in the major.

Systems and Operations Research
There were no big changes to this major. There was discussion on some mandatory courses having multiple prerequisites. It was determined that these prerequisites are not not enforced but updating the prerequisites was considered. The prerequisites should be recommendations only.

The minors offered by the Master’s Programme in Mathematics and Operations Research were also discussed, however there were no major talking points. The new and deleted courses offered by the Department of Mathematics and Systems Analysis were also looked at.

After this the topic of discussion was the course feedback of autumn 2023. Overall the master’s level courses have good feedback with averages of over 4 out of 5 on most topics.

There was also brief discussion on the timetable for the implementation of Salesforce for thesis plan and evaluation applications. This was discussed in more length at the previous meeting. Some members questioned whether such complicated systems are required. In addition, critique toward the implementation was also given.

Tervehdys kiltalaiset!

Matematiikan ja systeemianalyysin maisterineuvosto kokoontui ensimmäistä ja toista kertaa päivämäärillä 23.1. ja 12.3. Alta löydätte tiivistelmän tapaamisten olennaisimmista kohdista.

Neuvoston kokous 1/24, 23. päivä tammikuuta

Koulutusneuvosto kokoontui ensimmäistä kertaa vuonna 2024 tammikuun 23. päivänä­­­. Neuvoston kokoonpano on muuttunut merkittävästi viime vuoden viimeiseen kokoukseen nähden sekä opiskelijaedustajien, että laitoksen edustajien kohdalla.

Maisterineuvoston hallintorakenteen muutokset käytiin pikaisesti läpi. Matematiikan maisterineuvostossa varsinaisina opiskelijajäseninä aloittivat Joona Lindell, Laura Rautiainen ja Verneri Seppänen, joiden varajäseninä ovat Elias Pelo, Tommi Huhtinen ja Teemu Tasanen. Seuraavassa kokouksessa Nuutti Hyvönen siirtyy Ahti Salon varajäseneksi ja Systems and Operations Research -pääaineen uusi vastuuprofessori, Fabricio Oliveira, siirtyy neuvoston varsinaiseksi jäseneksi, jonka varajäsenenä toimii Antti Hannukainen.

Neuvosto hoiti ensimmäiset pääasialliset rutiinitoimensa, eli hyväksyi uudet diplomitöiden aiheet ja käsitteli diplomitöiden arvosanat. Keskustelua arvosanojen sopivuudesta diplomitöille käytiin myös pikaisesti liittyen erinäisiin rajatapauksiin arvosanoissa ja ohjaajien valtaan ja vastuuseen arvosanan antamisessa. Neuvosto ohimennen keskusteli myös arvosanajakaumista ja sivuaineisiin hyväksyttävien diplomitöiden mahdollisuudesta. Sivuaineeseen hyväksyttävien töiden rajoittamisesta esitettiin positiivisia näkemyksiä, sillä matematiikan laitos voi tällä hetkellä saada arvioitavaksi töitä, jotka eivät teknisesti ottaen liity matematiikkaan tai systeemianalyysiin. Töiden salliminen koettiin kuitenkin opiskelijoille positiivisena asiana ja useissa tilanteissa nämä diplomityöt voidaan kuitenkin tulkita matematiikan diplomityönä.

Neuvosto käsitteli yliopiston päättämiä uusia linjauksia ja käytäntöjä diplomitöiden aiheiden käsittelylle ja arvioinnille. Aiheesta tehdään erillinen koostava postaus Fiirumille myöhemmin. Tämä referaatti keskittyy koulutusneuvoston läpikäymiin asioihin.

Diplomitöiden aiheiden hyväksyminen

Aikaisemmin prosessi on lähtenyt lähtökohtaisesti sähköpostiketjuista professorin ja opiskelijan välillä, jonka perusteella on selvitetty diplomityön järkevyys ja siten muokattu maisterineuvoston käsiteltäväksi. Uusi ehdotus diplomitöiden aiheiden hyväksymiselle olisi seuraavanlainen:

  1. Opiskelija aloittaa itsenäisesti ja “epävirallisesti” diplomityöprosessin. Tässä vaiheessa ohjaaja voi olla vielä virallisesti valitsematta, jolloin ohjaajan löytämisen vastuu siirtyy ohjelman johtajalle (Programme director).
  2. Opiskelija hakee hyväksyntää työlle. Ohjaajan tulee hyväksyä tai hylätä hakemus ja siten oma statuksensa ohjaajana uudella alustalla.
  3. Ohjelman johtajan tulee hyväksyä ohjaaja diplomityölle
  4. Ohjaajan tulee hyväksyä sekä aihe että nimittää työlle valvoja. Valvoja on mahdollista nimittää myöhemminkin.
  5. Aihe on tässä vaiheessa joko hyväksytty tai hylätty. Mikäli aihe on hyväksytty, työn tietoja ei voi muokata ilman oppimispalveluita.

Diplomitöiden aiheiden hyväksyminen on tarkoitus keskittää ohjelmista vastuussa olevien laitoksien johtajien käsiteltäväksi sen sijaan, että hakemus tulisi maisterineuvoston käsiteltäväksi. Neuvosto koki esitetyn suunnitelman kankeaksi muun muassa diplomityön käynnistämisen ja prosessin reaaliteettien suhteen. Ehdotettu systeemi ei anna suoraan mahdollisuutta muovata diplomityön aihetta tai sisältöä, vaikka diplomityöprosessinedetessä nämä asiat voivat hyvinkin muuttua. Tämän lisäksi pohjustusvaihe prosessin ulkopuolelta koettiin koulun edustajien puolelta tarpeelliseksi.

Systeemissä mahdollistetaan ns. kylmät hylkäykset opiskelijoille ja opiskelijoille mahdollisuus jättää aihehakemuksia ilman tiedossa olevaa ohjaajaa tai valvojaa. Käytäntö koettiin ongelmalliseksi nykyisten toimintojen perusteella.

Diplomityön palautus ja arvostelu

Diplomitöiden palautukselle ja arvostelulle menettelytapa on:

  1. Opiskelija viimeistelee diplomityönsä ja pitää esityksen liittyen diplomityöhön. Ohjaajan tulee merkitä suorituspäivämäärä tietokantaan.
  2. Opiskelija pyytää ohjaajalta lupaa diplomityön palautukseen. Ohjaaja päättää luvan antamisesta.
  3. Opiskelija palauttaa diplomityön. Opiskelijapalvelut tarkastavat opiskelijan työn tekniset ominaisuudet ja opiskelijan opintojen statuksen. Ohjaaja päättää ja merkitsee arvosanan työlle. Opiskelijapalvelut raportoivat prosessista maisterineuvostolle.
  4. Maisterineuvostossa hyväksytään ohjaajien päätökset. Opiskelijapalvelut merkitsevät työn arkistoitavaksi. Opiskelijan mahdollinen valmistumishakemus käsitellään tämän jälkeen.

Uudessa palautus- ja arvosteluprosessissa tuotetaan merkittävä määrä lisätyötä erityisesti ohjaajille teknisten systeemien käytön ja opettelun johdosta. Systeemin selkeys ja ns. täysin ylimääräisten nakkien vähyys koettiin välttämättömäksi systeemin toiminnalle, jotta matematiikan laitos voisi edes harkita systeemin käyttöönottoa positiivisin mielin. Koulutusneuvosto koki ehdotetun systeemin turhaksi ja kaikin puolin työläämmäksi kuin nykyisen systeemin ja muutoksessa on aito pelko, että ohjaaja ei voi välttämättä keskittyä enää diplomityön ohjaamiseen vaan aikaa menisi turhaan niihin asioihin, joita voidaan tällä hetkellä onnistuneesti selvittää sähköpostilla.

Lopuksi neuvosto keskusteli yliopiston kysymyksistä neuvostolle. Kysymykset oli aseteltu seuraavasti:

  • Missä tilanteissa ohjelman johtajan tai ohjaajan tulee tehdä päätöksiä opiskelijan asioista ja kenellä on lopullinen päätäntävalta näiden tilanteiden suhteen.
  • Tuleeko hyväksyttyjen opinnäytetöiden ohjaajien, aiheiden ja valvojien olla maisterineuvoston esityslistoilla.
  • Missä ajassa diplomityön ohjaaja tulee hyväksyä? Tulisiko hyväksymisprosessin olla esimerkiksi jatkuva prosessi?
  • Kuka hoitaa edellä mainittuja prosesseja maisteriohjelmassa?

Pidempiä vastauksia edellisiin kysymyksiin ei muodostettu tässä kokouksessa. Neuvoston jäsenet olivat kuitenkin sitä mieltä, että hyväksyttävät aiheet olisi hyvä saada maisterineuvoston kokoukseen, jotta neuvoston jäsenet saavat aktiivisesti tietoa laitoksen opinnäytetöiden tilanteesta.

Neuvosto kävi läpi pikaisesti muut ilmoituksena olevat aiheet. 2. vuoden kandidaattiopiskelijoille ja 1. vuoden maisteriopiskelijoille suunnattu AllWell? 2024 -kysely aukeaa helmikuussa ja 3. periodin kurssien vetäjiä pyydetään mainostamaan kyselyä opiskelijoille.

Aalto-yliopisto on tehnyt päätöksen EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelta tulevien opiskelijoiden apurahojen muuttumisesta. Nykyään apurahaa voidaan jakaa 30 % hakijoista aikaisemman 60 % sijaan. Muutos voi vaikuttaa yliopistoon hakevien määrään ja siten matematiikan laitoksen opiskelijamäärään ja pitkällä aikavälillä osaamistasoon. Finland Scholarship -ohjelmaan ei ole tullut muutoksia, joten 60 % A-apurahan saajista voivat saada ohjelmaan kuuluvan 5000 € stipendin.

Neuvoston kokous 2/24, 12. päivä maaliskuuta

Yhden diplomityön arvosteluun liittyvä oikaisupyyntö poiki keskustelua. Viime vuoden koulutusneuvosto oli myöntänyt 12.12.2023 työlle arvosanan 4. Erinomaista arvosanaa sille ei myönnetty lähinnä sen takia, että työn valmistuminen viivästyi. Keskusteltiin ohjeistuksesta, jonka mukaan opiskelijoista riippumattomien asioiden suhteen ollaan lievempiä, ja siitä, miten olla reilu kaikkia opiskelijoita kohtaan. Oikaisupyynnön johdosta työn valvojaan otettiin yhteyttä, joka puolsi työn arvosanan korottamista useista syistä. Vaikka päätös korotuksesta ei ole tämän neuvoston käsissä, arvosanan korotusta päätettiin kannattaa.

Tämän jälkeen Mathematics and Operations Research -maisteriohjelman opetussuunnitelmaa vuosille 2024-2026, joka on nyt esillä osoitteessa: Curriculum 2024–2026 | Aalto University.

Ohjelmassa on edelleen kolme pääainevaihtoehtoa: Mathematics, Applied Mathematics ja Systems and Operations Research. Keskustelua oli sovelletun matematiikan ja systiksen pääaineisiin tehtävistä muutoksista.

Applied Mathematics
Aikaisemmin oli mahdollista valita koneoppimiskursseja ja sen sellaista. Nyt painopistettä on yritetty siirtää varsinaisiin soveltavan matematiikan kursseihin. Muutoksilla on pyritty paremmin täsmentämään, mitä soveltavaan matematiikkaan kuuluu. Esim. kryptografia nähtiin olevan enemmän puhtaan kuin soveltavan matematiikan puolella. Lisäksi keskusteltiin mahdollisuudesta ottaa sivuaine tietotekniikasta sen sijaan, että täyttäisi pitkän pääaineen tietotekniikan kursseilla. Pääaineen valinnaisiin opintoihiin tulee jäämään kuitenkin tietotekniikan kurssit, jotka ovat sisällöltään tarpeeksi matemaattisia.

Systems and Operations Research
Tähän pääaineeseen ei tullut kovin suuria muutoksia. Keskustelua oli siitä, miten joillain pakollisilla kursseilla on useampia esitietokursseja. Todettiin, että näiden esitietojen toteutumista ei vaadita, mutta esitietokuvausten päivittämistä harkitaan. Esitietokuvausten on tarkoitus olla suosituksia.

Maisteriohjelman tarjoamista sivuaineista myös keskusteltiin, mutta mitään erityisempiä aiheita tähän liittyen ei ollut. Katsottiin myös laitoksen uusien ja poistettujen kurssien listaa.

Sen jälkeen puhuttiin viime syksyn kurssipalautteesta. Yleisesti ottaen maisterikurssit ovat saaneet hyvä palautetta, keskiarvojen ollen yli neljää useimpien kysymysten kohdalla.

Keskusteltiin myös lyhyesti Salesforce-järjestelmän implementoinnista diplomityön suunnitelmien ja arvosteluiden hyväksyttämiseen. Tätä käsiteltiin jo perusteellisemmin viime kokouksessa. Jotkut kyseenalaistivat näin monimutkaisten systeemien tarpeellisuuden, ja lisäksi implementaatiota kritisoitiin.

The following meeting of the Master’s Programme Committee for Mathematics and Operations Research was held on 21.5.2024.

Best regards,
Joona and Verneri

1 tykkäys