Tervehdys raadin puolesta!
Nyt syksyllä ylimääräisessä kokouksessa ma 18.9. on tarkoitus käydä läpi hallinnollisia uudistuksia. Tarkemmat tiedot löytyvät kokouskutsusta, mutta isoimpia hallinnollisia päätöksiä kokouksessa on uusien killan sääntöjen hyväksyminen. Raati hyväksyi pohjaesityksen päivitetyiksi säännöiksi kokouksessa 23/23 ja käyn näitä muutosehdotuksia läpi tässä fiirumipostauksessa.
Ensin tärkeät faktat pöytään; Killan sääntöjen muuttaminen vaatii killan sääntöjen mukaan seuraavaa:
“Sääntöjen muuttamista ja killan purkamista koskevissa asioissa vaaditaan päätöksen syntymiseksi, että esitys on hyväksytty ¾ enemmistöllä, muuttumattomana kahdessa peräkkäisessä killan kokouksessa, siten että kokousten väli on sääntöasiassa vähintään kaksi ja purkamisasiassa vähintään neljä viikkoa, mutta enintään kolme kuukautta.”
Eli tavoite olisi saada ylimääräisessä kokouksessa sellainen esitys hyväksytyksi, jonka takana kiltalaiset ovat ja joka voidaan helposti hyväksyä toisen kerran vaalikokouksessa marraskuussa. Tämän jälkeen säännöt on vielä hyväksyttävä PRH:n puolesta, ennen kuin ne astuvat voimaan. Kaikkia aiheesta kiinnostuneita, pyydän nyt käymään ehdotusta läpi ja pohtimaan onko sinne lisättävää/muutettavaa tai jotain ristiriitaista, minkä takia PRH ei mahdollisesti hyväksyisi sääntöjä. Keskustelua aiheesta ja mahdollisia omia vastaesityksiä voi laittaa tähän Fiirumi keskusteluun.
Miksi sääntöjä nyt muokataan? Projekti lähti käyntiin, koska sijoitustoiminnan aloittamisen kannalta sääntojä pitää muokata. Samalla vaivalla säännöt on hyvä käydä kriittisellä silmillä ja päivittää muitakin kohtia ajantasalle, koska tosiaan sääntöjen muokkaaminen ei ole kovin nopea prosessi.
Raadin pohjaesitys löytyy kokouskutsun liitteenä, tässä vielä linkki. Käydään seuraavaksi muutokset läpi ja perusteluita niille:
Tekstit säännöistä on lainausmerkeissä ja lisäykset boldattu. Poistettavat kohdat on yliviivattu.
“Yhdistyksen viralliset kielet
Yhdistyksen virallinen kieli on suomi. Pöytäkirja- ja ilmoituskielenä on suomi.”
Hyvä mainita ja tarkentaa sääntöihin, tämäkin on kopioutu monien muiden kiltojen säännöistä.
“yhdistää Aalto-yliopiston teknillisen fysiikan ja matematiikan sekä Quantum Technology -opintolinjan opiskelijoita;”
Lisätään maininta QT-linjasta, eli muutetaan kohta ajantasalle.
“Osa tapahtumista voidaan järjestää kohdennetusti pienryhmille, esimerkiksi opiskelutilanteen, koetun sukupuolen tai iän perusteella.””
Järkevämpi ja ajantasaisempi sanavalinta. Joku saattaa kysyä, miksi kohta sukupuolesta on enää järkevä, mutta ainakin joitain ekskursioita on kohdennetusti koetun sukupuolen mukaan.
“Toiminnan tukeminen
Toimintansa tukemiseksi kilta voi järjestää huvitilaisuuksia, arpajaisia, harrastaa alaan liittyvää julkaisutoimintaa, tehdä talkootöitä, vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja sekä kerätä jäsenmaksuja. Kilta voi omistaa kiinteää ja irtainta omaisuutta. Kilta voi harjoittaa yhdistyslain 5 §:n mukaista liiketoimintaa tarkoituksensa toteuttamiseksi, mutta ei hanki taloudellista etua tai ansiota toimintaansa osallistuville jäsenille.””
Tämä on se kappale mikä on lisättävä, jotta sijoittaminen (ja muukin varainhankinta) on mahdollista. Kappale on suoraa prujattu muiden kiltojen säännöistä.
“Killalla on kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus eli raati, johon kuuluu puheenjohtaja ja vähintään kuusi ja enintään 11 12 muuta jäsentä eli raatilaista.”
Koska sääntöjä nyt muutetaan, niin samalla tämän voisi päivittää näin eli käytännössä mahdollistaisi raadin koon nostamisen yhdellä. Tämä varmasti jakaa mielipiteitä onko järkevää, mutta sääntöjen muuttaminen ei tarkoita että näin oltaisiin tekemässä, se vain jättää liikkumavaraa, jos jossain kohtaan tällaista halutaan pohtia. Yhden raativuoden aikana asian muuttaminen on hyvin työlästä, jos vaalikokouksessa haluttaisiin hyväksyä raadin kokoonpano, jossa on 13 henkilöä. Osassa killoissa hallituksissa on 13 henkilöä ja olen kysellyt ja kuullut että he eivät tässä ole mitään ongelmaa kokeneet olevan. Tällä hetkellä raadin työtaakka on hyvin suuri, joten jos asialle ei tapahdu muutosta lähitulevaisuudessa, näen että tämä on asia josta tulee keskustella.
“Päätösvaltaisuus
Yhdistyksen kokous on päätösvaltainen, jos se on sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu.”
Lisätään tällainen maininta, oli todella monissa muiden kiltojen säännöissä, joten varmaan ihan hyvä lisä ja selkeytys.
“Käsiteltävät asiat
Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä päätetään vuosikokouksessa, raadin ja toiminnantarkastajien valinnasta vaalikokouksessa.
Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous julistaa kiireelliseksi viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä.
Käsiteltäessä killan sääntöjen muuttamista, vaalitapaa ja -järjestystä, hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä, killan purkamista tai muuta yhdistyslain 23§:ssä mainittua asiaa on asiasta mainittava kokouskutsussa.“
Eka kappale poistettu, koska sama asia on mainittu myöhemmin säännöissä. Tämäkin kappale on prujattu suoraan toisten kiltojen säännöistä. Tärkeä tarkennus tässä on, että mikäli eslissä ei ole mainintaa jostain asiasta, säännöt nyt määrävät millä perusteella asiaa voi kuitenkin kokouksessa käsitellä.
“Vuosikokouksessa käsitellään ainakin
- tilinpäätöksen, vuosikertomuksen, toiminnantarkastuskertomuksen ja toiminnantarkastajien lausunnon esittely;
- tilinpäätöksen vahvistaminen;
- vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille;
- toimintasuunnitelma,
jatalousarvio ja sijoitussuunnitelma kuluvalle vuodelle; sekä - jäsenmaksujen suuruus ja eräpäivä.”
Lisätään tähän kohtaan, että jatkossa vuosikokouksessa käsiteltäisiin myös kuluvan vuoden sijoitussuunnitelman hyväksyminen. Tosin tiedoksi, raati hyväksyi vahingossa tässä kohtaa väärän asian ja tulee ehdottamaan tähän muutosta kokouksessa niin, että “sijoitussuunnitelma” on “"sijoitettavien varojen budjettiehdotus”.
“Vaalikokouksessa käsitellään ainakin
- raatilaisten tehtävänjako pääpiirteittäin, vähintään niin että
talous- ja sihteeriasiatyhdistyslaissa nimetyt hallitusroolit tulevat katettua; - raatilaisten valinta tehtävittäin;
- toiminnantarkastajien sekä 1. ja 2. varatoiminnantarkastajan valinta.”
Pyritty tekemään selkeämpi sanavalinta.
“Aloiteoikeus
Vähintään kymmenesosalla (1/10) tai vähintään kymmenellä kahdellakymmenellä killan varsinaisella jäsenellä on oikeus saada vaatimansa asia killan kokouksessa käsiteltäväksi.
Käsittelyajat
Milloin kiltalaisilla on oikeus saada vaatimansa asia killan kokouksessa käsiteltäväksi, se tulee käsitellä kokouksessa viipymättä, viimeistään neljän kuuden viikon kuluttua kirjallisen vaatimuksen jättämisestä.”
Tarkoitus ei ole liikaa vaikeuttaa kiltalaisten aloiteoikeutta, mutta 10 henkilö ei enää millään heijasta selkeää osaa kiltalaisista mitä se ehkä ennen on ollut. Vertaa 1/10 osa kiltalaisista on n. 80 hlö. Myös käsittelyaikaa ehdotetaan kasvatettavan neljästä viikosta kuuteen viikkoon, koska killan kokousten järjestäminen neljänkin viikon aikataululla on melko iso työtaakka raadille. Tähänkin toki saa tehdä muutosehdotuksia, jos tuntuu liian rajulta muutokselta ja lähtökohtaisesti tietysti kiltalaisten into vaikuttaa yhteisiin asioihin on hyvästä.
“Ohjesääntöjen muuttaminen
Killan sääntöjä täydentävillä ohjesäännöillä voidaan antaa täsmentäviä määräyksiä raadin toiminnasta, toimikunnista ja niiden tehtävistä ja muista yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeinä pidettävistä asioista. Muutoksia killan ohjesääntöihin tai uusi ohjesääntö voidaan tehdä, jos esitys tästä on tullut hyväksytyksi killan kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Killan ohjesääntöjen muutosesityksen tai esityksen uudesta ohjesäännöstä voi tehdä raati, yksi kymmenesosa (1/10) killan varsinaisista jäsenistä tai kaksikymmentä killan varsinaista jäsentä kirjallisena raadille, jonka on tällöin tuotava ehdotus killan kokouksen päätettäväksi kuuden viikon kuluttua kirjallisen vaatimuksen jättämisestä.”
Itse koen että on tärkeää määritellä ohjesääntöjen merkitys tarkemmin, koska aiempi sääntö oli hieman epäselvä niiden muuttamiskäytännöistä. Aiemmin ohjesääntöjä on hyväksytty yhdellä kokouksella ja enemmistöllä, nyt jatkossa se vaatisi yhden kokouksen, mutta ¾ enemmistön. Tämä kappale on kopioitu muiden kiltojen säännöistä.
“Sääntömuutoksen ja purkautumispäätöksen voimaantulosta
Sääntömuutos tai purkautumispäätös tulee voimaan, kun se on merkitty yhdistysrekisteriin.
Säännöissä määräämättömistä asioista
Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan yhdistyslakia."
Nämäkin on kopioitu suoraan monen muun killan säännöistä. Erityisesti tuo ensimmäinen on hyvä tarkentaa mielestäni, koska vaikka kilta hyväksyisi sääntömuutoksen kahdessa kokouksessa, sääntö olisi ns. limbotilassa, kunnes prh hyväksyy uudet säännöt. Eli yhdistysrekisteriin merkitseminen tarkoittaa käytännössä, että PRH on hyväksynyt uudet säännöt.
Raadin 2023 puolesta,
Julia Virtanen
Puheenjohtaja
Greetings from the board!
On Monday, in an additional meeting, we will be going through some administrative reforms. More details can be found in the invitation to the meeting, but the largest administrative decision at the meeting will be the adoption of new guild rules. The Board has approved a basic draft of the updated rules in the 23/23 meeting and I will go over these proposed changes in this post.
First, the important facts on the table; according to the rules, changing the Guild’s rules requires the following:
“In the case of a rule amendment or dismantling of the Guild, a decision requires that the proposal is approved by a ¾ majority vote, unchanged, at two consecutive Guild meetings, with an interval of at least two weeks for rule changes and at least four weeks, but not more than three months, for dismantling of the guild.”
In other words, the goal would be to have a motion passed at the special meeting that the guild members support and can easily pass at the second election meeting in November. After that, the rules still need to be approved by the PRH before they come into force. I now ask everyone interested in the matter to go through this proposal and consider whether there is anything to be added/changed or something controversial that would possibly cause the PRH not to approve the change in rules. Discussion on the subject and possible counterproposals of your own can be posted in this Fiirumi discussion.
Why are the rules being changed now? This project was launched because the rules need to be modified in order to start investment activities. At the same time, it is a good opportunity to take a critical look at the rules and update other points, as modifying the rules is not a quick process.
The basic draft of the Committee is attached to the invitation to the meeting, here is a link. I will now go through the possible changes and reasons for them.
The texts of the rules are in quotation marks and the additions are in bold. Sections to be deleted are overlined.
“Official languages of the Association”
The official language of the association is Finnish. The meeting minutes and announcements are in Finnish."
Good to mention and specify in the rules, this is also copied from the rules of many other guilds.
“brings together students of Aalto University’s Engineering Physics and Mathematics and Quantum Technology fields;”
We add a mention of the QT line, i.e. change the paragraph to be up to date.
“Some events may be targeted to small groups, for example based on study situation, perceived gender or age.”"
More sensible and up-to-date wording. Some might ask why the section on gender makes sense anymore, but at least some excursions are targeted by perceived gender.
"Supporting action
To support its activities, the Guild may organise events, raffles, engage in related publishing activities, do voluntary work, receive donations and bequests, and collect membership fees. The Guild may own real and personal property. The guild may engage in business activities in accordance with Article 5 of the Associations Act in order to achieve its purpose but shall not acquire any financial benefit or merit for the members participating in its activities."
This is the paragraph that needs to be added to allow for investment (and other fundraising). The paragraph is a direct quote from the rules of other guilds.
“A guild shall have a board of directors, or council, elected for a calendar year, consisting of a president and not less than six nor more than 11 12 other members, or council members.”
Since the rules are now being amended, this could also be updated, effectively allowing the size of the council to be increased by one. This will certainly divide opinion on whether it makes sense, but changing the rules does not mean that the size will be increased, it just leaves room for manoeuvre if there is some point in time at which we want to consider such a thing. It would be very laboursome to change this later in one year if the election meeting were to approve a 13-person board. Some guilds have 13 people on their boards, and I have asked around and heard that they have not found this to be a problem. At the moment, the workload of the board is very large, so if there is no change in the near future, I can see that this may become an issue that needs to be discussed.
"Quorum
A meeting of the Association is quorate if it has been convened in accordance with the rules."
We add a mention, which is also in many other guild’s rules, so is most likely a good addition and clarification.
"Business to be processed
The adoption of the financial statements and the granting of discharge shall be decided at the annual meeting, the election of the jury and the auditors shall be decided at the election meeting.
The meeting will deal with the matters mentioned in the invitation to the meeting. The meeting may also take up any matter declared urgent by a majority of five-sixths (5/6) of the votes cast.
When dealing with an amendment of the Guild’s rules, the election procedure and rules, the election or dismissal of the Board of Directors or its members or the operations inspector, the adoption of the financial statements and the granting of discharge, the dismantling of the Guild or any other matter mentioned in § 23 of the Associations Act, the matter must be mentioned in the invitation to the meeting."
The first paragraph has been deleted because the same matter is mentioned later in the rules. This paragraph has also been copied directly from the rules of other guilds. The important clarification here is that if there is no mention of a matter in the minutes, the rules now specify on what basis the matter can still be discussed at the meeting.
"The annual meeting shall at least
- the presentation of the guild’s annual accounts, the annual report, the operations inspectors report and opinion;
- the adoption of the annual accounts;
- the granting of discharge to those responsible for the accounts;
- the programme of activities,
andthe budget and the investment plan for the current year; and - the amount and due date of membership fees."
We add to this paragraph that in the future the Annual Meeting would also consider the approval of the investment plan for the current year. Although for the record, the board inadvertently approved the wrong item here and will propose a change to this at the meeting so that the “investment plan” is "“proposed budget for invested funds”.
"The election meeting will consider at least
- the outline of the tasks of the board members, at least so that
the financial and secretarialroles of the board of directors, as designated in the law on associations, are covered; - the election of councillors by function;
- election of the auditors and the 1st and 2nd deputy auditors."
- An attempt was made to make the wording clearer.
"Right of initiative
At least one-tenth (1/10) or at least ~~ ten ~~ twenty of the regular members of the Guild shall have the right to have the matter they request brought before the Guild meeting.
Time limits for handling of the initiative
When members of the Guild have the right to have their request considered at a Guild meeting, it must be considered at the meeting without delay, no later than four six weeks after the written request is submitted."
The intention is not to make it too difficult for guild members to take initiative, but 10 people no longer reflects as large a proportion of guild members that it may have once been. As a comparison, 1/10th of the guild is 80 people. It is also proposed to increase the processing time from four weeks to six weeks, as organising guild meetings on a four-week schedule is laborious for the board. Of course, you can make suggestions for changes to this if you feel that it is too drastic, and in principle, of course, the enthusiasm of the guild members to contribute to common affairs is a good thing.
"Changing the statues
Statutes supplementing the Guild’s rules may lay down more specific provisions on the activities of the board, the committees and their tasks, and other matters deemed important for the functioning of the Association. Amendments to the Guild’s Statutes or a new Statute may be made if a proposal to this effect has been approved by a majority of at least three-quarters (3/4) of the votes cast at a Guild meeting. A proposal to amend the Guild’s Statutes or a proposal for a new Statute may be submitted in writing by the board, one tenth (1/10) of the Guild’s full members or twenty full members of the Guild to the board, which must then submit the proposal to the Guild’s General Assembly for a decision within six weeks of the submission of the written request."
I personally feel it is important to define the meaning of the statutes (in Finnish: ohjesäännöt) more precisely, as the previous rule was somewhat unclear about the procedures for amending them. In the past rules have been approved by one meeting and a majority vote, now going forward it would require one meeting but a ¾ majority vote. This paragraph has been copied from the bylaws of other guilds.
"Effective date of rule amendment and dismantling resolution
The amendment or dismantling shall enter into force when it is entered in the Register of Associations.
Matters not provided for in the statutes
In matters not expressly provided for in these rules, the Associations Act shall apply."
These are also copied directly from the rules of many other guilds. I think it is particularly good to clarify the first one, because even if the guild approves a rule change at two meetings, the rule would be in “limbo” until the PRHapproves the new rules. In other words, registration in the register of associations means in practice that the PRH has approved the new rules.
On the behalf of board '23
Julia Virtanen
President
