Uusi rooli vaaleissa: ulkosuhdevastaava
In English below!
Arvon kiltalaiset, hyvää vasta-alkanutta vaalikautta!
Vanhemmat tieteenharjottajat ovat ehkä huomanneet muutoksen vaalilakanassa: uusi vaaleilla valittava rooli, ulkosuhdevastaava. Koska rooli on uusi, pyydettiin minua kuluvan kauden ulkosuhdevastaavana avaamaan mitä tämän toimarin rooliin kuuluu, ja miksi se valitaan vaaleilla.
Aloitetaan tärkeimmästä: mitä ulkosuhdevastaava tekee? Lyhyesti, on vastuussa yhteydenpidosta ja yhteistoiminnasta Otaniemen ulkopuoleisten opiskelijajärjestöjen kanssa. Tämä tarkoittaa sähköpostien ja Telegram-viestien lähettämistä ja vastaanottamista, tapahtumien järjestämistä ja aikataulujen koordinoimista muiden järjestöjen kanssa. Iso osa tehtävistä vaatii etäisten ja tuntemattomien ihmisten kanssa asioiden sopimista ja setvimistä, ja valtaosa tapahtumista on riippuvaisia (pro-)aktiivisesta tekemisestä ja toteuttamisesta. Tätä kaikkea ulkosuhdevastaavan ei kuitenkaan tarvitse tehdä täysin yksin! Killan toimikuntien riveissä suhteellisen tuoreena on ulkosuhdetoimikunta, joka koostuu Vastaavasta ja ulkosuhdetoimareista. Toimarit auttavat yhteydenpidossa ja jos ulkosuhdevastaava päättää järjestää tapahtuman, pääsevät toimarit töihin. Joskus tapahtuma tarvitsee kaikki kädet, jotka kynnelle kykenevät, kun taas joissain tapahtumissa tarvitaan vain 1-2 henkilöä koordinoimaan kaikkea. Tällöin toimareilla on usein mahdollisuus päästä olemaan itse vastuussa tapahtumassa, ja hyvä tapa Vastaavalle keventää työtaakkaa delegoimalla vastuuta.
Ulkosuhdetoimikunta, ja täten, ulkosuhdevastaava järjestää juurikin senlaisia tapahtumia, kuin se haluaa ja saa mahdollisuuksia! Jos toiselta paikkakunnalta tulee vieraita, toimikunta saattaisi järjestää vieraille iltaohjelmana esimerkiksi saunaillan tai pienet sitsit. Jos saamme kutsun osallistua tapahtumaan tai muutoin vierailemaan toisessa kaupungissa, ulkosuhdetoimikunta järjestää sinne yhteislähdön, joka yleensä tarkoittaa vähintäänkin bussin varaamista ja mahdollisesti jopa majoituksen järjestämistä. Jos kiinnostus ja aikataulut sopii yhteen, voidaan jonkin järjestön kanssa pitää yhteistapahtuma, yhteisvoimin. Jos on olemassa suosittu poikkitieteellinen tapahtuma otaniemen ulkopuolella, ulkosuhdetoimikunta saattaa järjestää myös yhteislähdön, ja edellä mainittujen lisäksi pääsee myös järjestelemään lippuja reilusti etukäteen. Ja tietysti, Integraatiofestit sekä mahdolliset muut SFMO:n (Suomen Fysiikan ja Matematiikan Opiskelijat) tapahtumat ovat ulkosuhdetoimikunnan harteilla Fyysikkokillan suhteen. Muitakin tapahtumakonsepteja voi kokeilla, jos löytyy intoa ja osallistujia!
Viimeisenä, kysymys joka kaipaa vastauksen. Miksi vaalehin? \
ulkosuhdevastaava edustaa kiltaa ulospäin, ja voi järjestää killan nimissä suuriakin tapahtumia. Lisäksi vastaavan johdolla toimivalle ulkosuhdetoimikunnalle ollaan myöntämässä lisää autonomiaa ensi vuodelle, hyvinkin samaan tyyliin kuin Lukkaristolla on. Näitä varten ei ole pakollista, mutta tekee toiminnasta vakavampaa tai varteenotettavampaa, jos vastaava on valittu vaaleilla. Vaaleilla kiltalaiset pääsevät myös vaikuttamaan ja kuulemaan, mitä ulkosuhdevastaava aikoo vuoden aikana tehdä!
Lyhensin tätä infopläjäystä noin puolella, koska pyydettiin lyhyttä kuvausta mutta oli näemmä paljon sanottavaa. Jos kuitenkin haluat kuulla lisää roolista tai ulkosuhteista, niin laita toki viestiä TG:ssä @Kilta_Pate tai tule kevyesti nykäisemään hihasta! Ja jos kiinnostuit rooliin hakemisesta, laita viestiä niin sovitaan aika jutella lounaan tai kylmän tai kuuman juoman yli :)
New role in elections: External Relations Responsible
Dear fellow guild members, a good election season to you all!
The astute might have noticed, that a new role has appeared in the election sheet: the External Relations Responsible. Because this role is new, I - as the current and first one - was asked to tell something about it.
Let’s start with the most important: what does the External Relations Responsible do? In short, is responsible for keeping in touch and organising events with student organisations outside Otaniemi. This means sending and receiving emails and Telegram messages, as well as organising events and coordinating schedules with other organisations. A large part of the tasks requires agreeing and coordinating with distant and initially unknown people, and most of the events depend on (pro-)active involvement and implementation. However, an External Relations Responsible does not have to do all this completely alone! A relatively new addition to the ranks of the Guild’s committees is the External Relations Committee, which consists of the External Relations Responsible and the External Relations Officials. The Officials help with keeping in contact and if the External Relations Responsible decides to organise an event, the Officials get to go to work. Sometimes an event needs all hands on deck, while some events only need 1-2 people to coordinate everything. In these cases, the Officials often have the opportunity to be in charge of the event themselves, and a good way for the Responsible Responsible to delegate some responsibility.
The External Relations Committee, and by extension, the External Relations Responsible, organises exactly the kind of events it wants and gets the chance to organise! If there are guests from another location, the committee could organise an evening programme for the guests, for example a sauna evening or a small sitsit. If we are invited to participate in an event or otherwise visit another town, the committee will organise it, which usually means at least booking a bus and possibly even arranging accommodation. If interest and schedules match, a joint event with another organisation can be held as a joint effort. If there is a popular student event outside Otaniemi, the External Relations Committee may also organise a joint departure, and in addition to the above, will likely arrange tickets in advance. And of course, the Integraatiofest and any other SFMO (Finnish Students of Physics and Mathematics) events are on the shoulders of the External Relations Committee when it comes to the Physics Guild. Other event concepts can also be tried, if there is enthusiasm and interest!
After deliberation, the role will be in the elections. This is for three reasons primarily. Firstly, the External Relations Responsible represents the Guild outwards and in doing so might organise events which represent the Guild. Secondly, the External Relations Committee will be organised with more autonomy. Thirdly, the Guild gets to have a say and hear what the Responsible and Committee will be doing during the year.
I will be blunt: this role is mostly for people with fluent Finnish skills. We mostly have external relations with organisations in and around Finland, and most all events are held mainly in Finnish. If you are determined, you could still do it though!
If you would like to ask something, send me a message on Telegram @Kilta_Pate or ask me about it when you see me around!